El 17 de octubre del año 2012 se expidió la Ley 1581 “General de Protección de Datos Personales”, reglamentada por el decreto 1377 de 2013 que desarrolla el derecho fundamental del Hábeas Data. De tal manera, que cualquier Titular de datos personales tiene la facultad de controlar la información que de sí mismo ha sido recolectada en cualquier base de datos o archivo, administrado por entidades privadas o públicas.
ALBERTO ALVAREZ S S.A es una sociedad, dedicada a la intermediación comercial como comisionista o corredores, avalúos comerciales, administración y arrendamiento de bienes. En razón de dicha actividad, ALBERTO ALVAREZ S S,A obtiene y recolecta una serie de datos personales de distintos sujetos, sobre los cuales, de acuerdo a la ley 1581 de 2012 “ ALBERTO ALVAREZ S S.A podría ser responsable o encargado del tratamiento según sea que ella misma los recabe y decida sobre el tratamiento que se le va a dar a la base de datos, o que los reciba de un tercero y por cuenta de este realice el tratamiento.
Es por ello, que hemos diseñado este manual de políticas y tratamiento de datos personales, para asegurarnos de que el tratamiento de los datos que hemos recolectado, se ajuste a la finalidad de la relación que cada persona sostiene con ALBERTO ALVAREZ S S.A, y para garantizar que no se le este dando un tratamiento indebido a los mismos.
Este manual será aplicable a todas las bases de datos que se encuentren bajo la administración de ALBERTO ALVAREZ S S.A, o que sean susceptibles de ser conocidas por ésta.
Así mismo, queremos, a través del presente, poner a su disposición los medios necesarios para ejercer los derechos que le asisten como titular de la información.
Domicilio Social: CL 50 51-29 OF 805- Medellín Datos de Contacto:
Carolina Moran- Jefe de Cartera Teléfono: 4449898 Opción 1
Correo electrónico contacto: carolinamoran@albertoalvarez.com
- 1. TRATAMIENTO DE LOS DATOS ADMINISTRADOS POR ALBERTO
ALBERTO ALVAREZ S S.A, en desarrollo de su objeto social, recolecta y administra información sobre datos personales de arrendatarios, deudores solidarios, propietarios de inmuebles, proveedores, empleados, ex empleados, candidatos a empleados y de aquellos clientes que en razón de nuestra actividad inmobiliaria se encuentren interesados en acceder a nuestros servicios, sea porque estos se acerquen a la Inmobiliaria a consultar por nuestros servicios, o porque un tercero, legitimado para ello, suministre la información personal del Titular de la información, para que de esta manera podamos ofrecer nuestros servicios.
A estas distintas modalidades de datos, se les da un tratamiento, que obedece a la relación de cada uno de los sujetos con ALBERTO ALVAREZ S S.A, así: .
Los datos recolectados, de clientes y usuarios, serán destinados únicamente para los fines propios de la actividad de arrendamiento y administración de inmuebles, y en general para: a) El desarrollo de las actividades inherentes a la evaluación del riesgo, actualización, consulta y reporte en centrales de información. b) Realizar actividades de cobranza. c) Realizar campañas comerciales y de mercadeo sobre productos o servicios afines. d) Medir el nivel de satisfacción respecto de los productos y servicios. e) Realizar investigaciones de mercado.
Los datos de clientes antiguos, buscan tener un contacto con los Titulares de la información para presentar de nuevo nuestros productos y servicios.
Los datos recogidos de los empleados tienen como finalidad desarrollar de manera adecuada las relaciones laborales que existan con éstos.
Base de datos de ex empleados busca tener a disposición de las autoridades, o del mismo Titular su información durante el termino establecido por ley.
Los datos obtenidos de candidatos a empleados, tienen la finalidad de crear una opinión sobre las aptitudes de la persona para los diferentes procesos de selección.
Los datos de Proveedores, son recolectados, y utilizados por ALBERTO ALVAREZ S S.A únicamente para el correcto desarrollo del contrato que se haya celebrado.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, ALBERTO ALVAREZ S S,A recolectará la autorización para el Tratamiento de los datos personales de manera previa e informada, la cual se conservará de manera que pueda ser posteriormente consultada.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
Datos de naturaleza pública;
Casos de urgencia médica o sanitaria;
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
De tal manera que, en tratándose del uso de datos personales que no correspondan de manera específica al desarrollo de la relación comercial, legal o contractual establecida entre ALBERTO ALVAREZ S S.A y el Titular, sino que estén referidos al envío de información comercial o de carácter publicitario existirá el mecanismo, a través de comunicación escrita que permita al Titular de los datos, de manera sencilla y expedita manifestar su voluntad de no ser contactado para dichos fines.
VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Las bases de datos se conservaran de acuerdo a los principios de razonabilidad y necesidad, y con lo dispuesto en las normas especiales que regulan la conservación de documentos.
Son derechos de los titulares:
Dirigirse a ALBERTO ALVAREZ S S.A, a través de comunicado aportado de manera física o vía e-mail, con el fin de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a ALBERTO ALVAREZ S S,A salvo cuando, de acuerdo con la Ley, el Tratamiento que se está realizando no lo requiera.
Ser informado por ALBERTO ALVAREZ S S.A, previa solicitud escrita, dirigida al área de cartera, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley General y sus decretos reglamentarios
Revocar la autorización otorgada, y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
Acceder en forma gratuita, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
La persona que desempeñe funciones de JEFE DE CARTERA de ALBERTO ALVAREZ S S.A, será el funcionario responsable de velar por el cumplimiento de las políticas dispuestas para el tratamiento de los datos.
Este funcionario tendrá una comunicación directa con los responsables de las Áreas identificadas a lo largo del presente instructivo: Análisis, Comercial, Cartera y Jurídico, con el fin de garantizar que todos los aspectos señalados queden debidamente recogidos y que los deberes que estipula la Ley se cumplan.
CONSULTAS.
En desarrollo del artículo 14 de la Ley denominado “Consultas”: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de éste repose en las bases de datos administradas por ALBERTO ALVAREZ S S.A
4.1.2. Los Titulares deberán acreditar su identidad mediante comunicación escrita acompañada de copia de la correspondiente cedula de ciudadanía del solicitante.
Los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando la partida de defunción y/o copia de la escritura donde se de apertura a la sucesión, copia de su documento de identidad y del causahabiente.
Los apoderados, deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad.
Una vez que ALBERTO ALVAREZ S S.A reciba la solicitud de información por el canal señalado, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado, si encontraré alguna diferencia entre estos dos datos lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante la aclare.
Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular encuentra que hay conformidad en los mismos procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.
En el evento en que ALBERTO ALVAREZ S S.A considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al Titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.
RECLAMOS.
El Titular o sus Causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por ALBERTO ALVAREZ S S.A amerita corrección, actualización o supresión, o si advierten un incumplimiento por parte de ésta o de alguno de sus Encargados, podrán presentar un reclamo en los siguientes términos:
El reclamo se formulará por escrito ante ALBERTO ALVAREZ S S.A o el Encargado del Tratamiento, acompañado del documento que identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En el caso en que ALBERTO ALVAREZ S S.A o el Encargado a quien se dirija no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
ALBERTO ALVAREZ S S.A utilizará un correo electrónico (carolinamoran@albertoalvarez.com) único para estos efectos, de tal manera que se pueda identificar en qué momento se da traslado y la respuesta o confirmación de recibido correspondiente.
Si ALBERTO ALVAREZ S S.A no conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de inmediato al Titular con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, esto debe ocurrir en un término máximo de dos (2) días hábiles.
El término máximo para responder el reclamo es de 15 días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.
El Titular, Causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo, antes de dirigirse a la SIC a formular una queja.
LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE.
Son normas aplicables la Ley estatuaria 1581 de 2012 sobre protección de datos personales y su decreto reglamentario número 1377 de 2013.
FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.
Esta Política de Tratamiento entrará en vigencia a partir de
ALBERTO ALVAREZ S S.A. en cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos
personales” y del Decreto 1377 de 2013, ponemos a |su disposición el presente Aviso de Privacidad que busca informar al Titular de datos personales, acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información que han sido adoptadas por ALBERTO ALVAREZ S S.A, la forma de acceder a éstas y las características del Tratamiento que se le pretende dar a los datos.
ALBERTO ALVAREZ S S.A ha dispuesto como canal de contacto con sus clientes y usuarios, comunicación dirigida al Jefe de Cartera, de manera física al domicilio social ubicado en la CL 50 51-29 OF 805 de la ciudad de Medellín, o vía correo electrónico carolinamoran@albertoalvarez,com
TRATAMIENTO DE LOS DATOS ADMINISTRADOS POR ALBERTO ALVAREZ S S,A
ALBERTO ALVAREZ S S.A, en desarrollo de su objeto social, recolecta y administra información sobre datos personales de arrendatarios, deudores solidarios, propietarios de inmuebles, proveedores, empleados, ex empleados, candidatos a empleados y de aquellos clientes que en razón de nuestra actividad inmobiliaria se encuentren interesados en acceder a nuestros servicios, sea porque estos se acerquen a la Inmobiliaria a consultar por nuestros servicios, o porque un tercero, legitimado para ello, suministre la información personal del Titular de la información, para que de esta manera podamos ofrecer nuestros servicios.
FINALIDAD DE LOS DATOS RECOLECTADOS:
A estas distintas modalidades de datos, se les da un tratamiento, que obedece a la relación de cada uno de los sujetos con ALBERTO ALVAREZ S S.A, así: .
Los datos recolectados, de clientes y usuarios, serán destinados únicamente para los fines propios de la actividad de arrendamiento y administración de inmuebles, y en general para: a) El desarrollo de las actividades inherentes a la evaluación del riesgo, actualización, consulta y reporte en centrales de información. b) Realizar actividades de cobranza. c) Realizar campañas comerciales y de mercadeo sobre productos o servicios afines. d) Medir el nivel de satisfacción respecto de los productos y servicios. e) Realizar investigaciones de mercado.
Los datos de clientes antiguos, buscan tener un contacto con los Titulares de la información para presentar de nuevo nuestros productos y servicios.
Los datos recogidos de los empleados tienen como finalidad desarrollar de manera adecuada las relaciones laborales que existan con éstos.
Base de datos de ex empleados busca tener a disposición de las autoridades, o del mismo Titular su información durante el termino establecido por ley.
Los datos obtenidos de candidatos a empleados, tienen la finalidad de crear
una opinión sobre las aptitudes de la persona para los diferentes procesos de selección.
Los datos de Proveedores, son recolectados, y utilizados por ALBERTO ALVAREZ S S.A únicamente para el correcto desarrollo del contrato que se haya celebrado.
DERECHOS DE LOS TITULARES
Como Titular de datos personales usted tiene los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
CAMBIOS EN LAS POLITICAS O EN EL AVISO DE PRIVACIDAD.
Las Políticas de Tratamiento están disponibles en la página web www.albertoalvarez,com, y cualquier cambio sustancial en las mismas será informado a través de este mismo medio, y posteriormente, en cualquier otro que se considere pertinente.
Los cambios sustanciales que se produzcan en el Aviso de privacidad se informarán de manera oportuna por el mismo medio virtual.